Datenschutz­bestimmungen

(1) Zur Abwicklung des Ticketverkaufs und der Teilnehmerregistrierung sowie der untenstehenden weiteren Dienstleistungen haben wir uns der m:con–mannheim:congress GmbH als Dienstleister und Auftragsdatenverarbeiter bedient. m:con betreibt mit „congress.mcon-mannheim.de“ ein Online-Portal, das es Fachleuten und anderen Personen ermöglicht, sich über eine internetbasierte Software für den Besuch von verschiedenen Kongressen, Messen oder vergleichbare Veranstaltungen (nachfolgend „Kongress“ genannt) der jeweiligen Organisatoren und Veranstalter (nachfolgend „Veranstalter“ genannt) anzumelden.

(2) Für den Erwerb von Veranstaltungstickets, die Einreichung von Programmbeiträgen, die Teilnahme an der Veranstaltung als Besucher sowie der Nutzung weiterer veranstaltungsbezogene Dienstleistungen ist es erforderlich ein Benutzerkonto in dem Online-Portal der m:con einzurichten. Zur Einrichtung eines Benutzerkontos können Sie sich unmittelbar bei congress.mcon-mannheim.de anmelden oder auch das veranstaltungsspezifische Portal zur Teilnehmerregistrierung über die Veranstaltungswebseite aufrufen. Die Möglichkeit eines Gastbenutzerkontos und einer Registrierung zu einer Veranstaltung, ohne das Anlegen eines Benutzerkontos im Online-Portal, ist nicht vorgesehen.

(3) Beim erstmaligen eigenen Anlegen eines Benutzerkontos zur Registrierung für Veranstaltungen oder zur Einreichung eines Programmbeitrages, erhebt die m:con-mannheim:congress GmbH Ihre Kontaktdaten (Anrede, Name, Vorname, E-Mail-Adresse) und fordert Sie auf, einen Benutzernamen und ein Passwort auszuwählen. Diese Angaben werden dann für die Erstellung eines Benutzerkontos verwendet. Mit diesen Zugangsdaten (Benutzername und Passwort) können Sie sich zukünftig anmelden und weitere Dienste in Anspruch nehmen und sich für den Besuch von verschiedenen Kongressen, Messen oder vergleichbare Veranstaltungen registrieren.

Diese personenbezogenen Daten werden von der m:con veranstaltungsübergreifend und in eigener Verantwortung ausschließlich zur Bereitstellung des Benutzerkontos verarbeitet. Rechtsgrundlagen dieser Datenverarbeitung sind Art. 6 Abs.1 lit. b) und f) DS-GVO.

(4) Für die Einrichtung und Nutzung des Benutzerkontos gelten ergänzend die Nutzungsbedingungen und die Datenschutzerklärung der m:con-mannheim:congress GmbH, die Ihnen im Rahmen der Einrichtung bekanntgegeben werden und jederzeit unter „congress.mcon-mannheim.de“ abgerufen werden können.

(1) Die Registrierung für die Veranstaltung einschließlich Ticket-Kauf und Nutzung weiterer Dienstleistungen erfolgt durch Ihre entsprechende Auswahl und manuelle Dateneingabe im Benutzerkonto des Online-Portals.

(2) Die im Rahmen des Registrierungsprozesses verarbeiteten personenbezogenen Daten unterschieden sich danach, ob Sie

• lediglich als Besucher der Veranstaltung teilnehmen (§ 3),
• Programmbeiträge für die Veranstaltung einreichen, bewerten oder begutachten (§4),
• oder weitere Dienstleistungen im Zusammenhang in Anspruch nehmen (§5), die von uns bereitgestellt oder vermittelt werden, wie:
  • die Beantragung von Fortbildungspunkten bei und Erstellung von Fortbildungszertifikaten der Landesärztekammer
  • Hotelzimmerbuchungen, -reservierungen
  • Verpflegung und Bewirtung (Cateringdienstleistungen)
  • Koordinierung der Vortragsabwicklung (Zu- bzw. Absage zu Vortragseinladungen).

(3) Sofern Sie im Auftrag eines Dritten ein Benutzerkonto anlegen, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten. In diesem Fall haben Sie sicherzustellen, dass Sie zur Angabe der Daten berechtigt sind.

(4) Sie sind verpflichtet, Ihre Zugangsdaten vertraulich zu behandeln, keinem Dritten mitzuteilen und diese so aufzubewahren, dass Dritten keine – auch keine zufällige – Kenntnisnahme ermöglicht wird. Sie sind weiter verpflichtet, keinem Dritten die Nutzung Ihres Benutzerkontos über Ihre Zugangsdaten zu ermöglichen. Sofern Sie befürchten, dass Dritte Ihre Zugangsdaten erlangt haben oder ein Missbrauch vorliegt, sind Sie verpflichtet, uns unverzüglich schriftlich oder per E-Mail zu informieren.

(5) Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt dabei zur Ermöglichung der Teilnahme an der Veranstaltung als Besucher sowie zur Bereitstellung der jeweils ausgewählten Dienstleistungen. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der jeweiligen Daten aus den Pflichtfeldern im Rahmen des Registrierungsprozesses ist Art.6 Abs.1 lit. b) DS-GVO. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten aus den freiwilligen Feldern sind Art. 6 Abs.1 lit. a) und f) DS-GVO.

(1) Dem Registrierungsprozess ist eine Vorabfrage über die Teilnahmeart vorgeschaltet. Durch diese Vorabfrage erfahren wir, ob ein Teilnehmer für Ermäßigungen berechtigt ist. Zur Überprüfung der Ermäßigungsberechtigung ist es erforderlich, weitere Daten zu erheben.
Bei der Auswahl der Vorabfrage „Ausbildung/im Studium“ sind Studiennachweise im Anschluss Ihrer Registrierung zur Überprüfung zu übermitteln, wenn nicht anderes beschrieben ist. Die Übermittlung des Nachweises hat über die Funktion „Hochladen“ zu erfolgen. Alternativ werden Sie gebeten, Ihren Nachweis per E-Mail oder Fax an den entsprechenden Registrierungskontakt zu senden. Bei Rückfragen können Sie sich an den zuständigen Ansprechpartner für die Veranstaltung wenden, die Kontaktdaten sind im Registrierungsprozess angegeben. Bei Auswahl der Vorabfrage „Mitgliedschaft“ erfolgt ein Abgleich Ihrer Angaben mit den Informationen der medizinischen Fachgesellschaft.

(2) Nach Bestätigung der Teilnahmeart und Beendigung der Vorabfrage beginnt der Buchungsprozess. Hier erfolgt die Auswahl der einzelnen (kostenpflichtigen) Veranstaltungsteile (Besuch der Veranstaltung, Teilnahme am Workshop, einem Kurs oder sonstigen Veranstaltungsteilen). Die zur Durchführung des Registrierungsvorganges erforderlichen Pflichtangaben sind entsprechend mit einem Stern gekennzeichnet. Die im Rahmen der Registrierung verarbeiteten personenbezogenen Daten unterscheiden sich wie folgt:

a.) Pflichtfelder

Die Angabe von Daten, die zur Durchführung der Dienstleistungen erforderlich sind, sind als Pflichtfelder gekennzeichnet. Die Verarbeitung der Daten aus den Pflichtfeldern erfolgt dabei für die Erfüllung des Vertrages. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten aus den Pflichtfeldern ist Artikel 6 (1) b der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (EU DS GVO).

b.) Freiwillige Angaben

Die Angabe von Daten aus den freiwilligen Feldern, z. B. das Abonnieren von Newslettern oder Angaben zu Marketingzwecken, erfolgt auf freiwilliger Basis. Diese freiwilligen Angaben ermöglichen es uns,

• Ihnen als Besucher gezielte Fachinformationen bereits vor einer Veranstaltung zukommen zu lassen,
• im Nachgang an die Veranstaltung zukünftige Veranstaltungen besser zu gestalten,
• sowie zielgerichtet auf Ihre Interessen einzugehen.

Mit dieser Eingabe entscheiden Sie selbst, welche Daten wir von Ihnen erhalten. Die Erteilung der Einwilligungserklärung erfolgt auf freiwilliger Basis. Sie können Ihr Einverständnis ohne nachteilige Folgen verweigern und eine einmal erteilte Einwilligung auch jederzeit widerrufen.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten aus den freiwilligen Feldern sind Art. 6 Abs.1 lit a) und f) DS-GVO.

c.) Abschluss des Buchungsprozesses.

Zur Durchführung des Buchungsprozesses ist die Angabe Ihres Namens und Vornamens, Ihrer Adresse und E-Mail-Adresse zwingend erforderlich. Diese personenbezogenen Daten erheben und verarbeiten wir ausschließlich zum Zweck der Vertragsdurchführung bzw. zur Erfüllung vorvertraglicher Pflichten. 

Zudem bestätigen Sie vor dem Abschluss jedes Registrierungsvorganges, der Einreichung von Programmbeiträgen und deren Koordinierung oder der Inanspruchnahme von sonstigen Dienstleistungen, durch Anklicken der Schaltfläche unsere Allgemeinen Geschäftsbedingungen und Datenschutzbestimmungen zur Kenntnis genommen zu haben. Im Anschluss erhalten Sie eine zusammenfassende Buchungsübersicht über die ausgewählten Veranstaltungsteile, bevor Sie in einem nächsten Buchungsschritt das Zahlungsmittel auswählen und die Teilnahmeanmeldung durch Bestätigung der Allgemeinen Geschäftsbedingungen abschließen können.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten aus den Pflichtfeldern ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO.

d.) Zahlungsabwicklung        

Innerhalb des Online-Buchungsprozesses bieten wir die Banküberweisung, das SEPA-Lastschriftverfahren und die Zahlung per Kreditkarte (American Express, Mastercard und Visa) an. Die zur Bestellabwicklung erforderlichen Daten werden, je nach dem von Ihnen ausgewählten Zahlungsmittel, an den entsprechenden Zahlungsdienstleister übermittelt bzw. ggf. direkt bei ihm erhoben. Die Verantwortung für Ihre Zahlungsdaten trägt der Zahlungsdienstleister.

Die Zahlungsabwicklung für die SEPA-Lastschriftverfahren und Kreditkarten erfolgt über den Zahlungsdienstleister Computop Wirtschaftsinformatik GmbH, Schwarzenbergstr. 4, D-96050 Bamberg sowie Condardis GmbH, Helfmann-Park 7, 65760 Eschborn. Weitere datenschutzrechtliche Informationen, entnehmen Sie bitte der Datenschutzerklärung von Computop: https://www.computop.com/de/datenschutz/ bzw. Concardis unter https://www.concardis.com/datenschutzerklaerung.

Rechtsgrundlage für die Vorgänge im Zusammenhang mit der Zahlungsabwicklung und etwaiger -geltendmachung und -durchsetzung ist Art. 6 Abs.1 lit. b) DS-GVO. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit steuerlichen Prüfungen und der Erstellung von Jahresabschlüssen ist Art. 6 Abs.1 lit. c) DS-GVO.

(1) Sie können Ihr Benutzerkonto im Online-Portal auch verwenden, um Programmbeiträge für Veranstaltungen einzureichen. Es erfolgt eine Erläuterung der Richtlinien zur Einreichung eines Abstracts sowie der Bewerbung für die Posterpreise und Kongressstipendien, sofern anfallend, bevor die allgemeinen Informationen über den Programmbeitrag als Pflichtfelder (Beitragstitel, Präsentationsart, das Beitragsthemengebiet und die Veröffentlichung) abgefragt werden.

(2) Ebenfalls erfolgt eine Abfrage, ob die Einreichung im eigenen Namen (als Autor), im fremden Namen (für einen Dritten) oder gemeinschaftlich mit einem anderen (einem Co-Autor) erfolgt. Bei der Einreichung eines Beitrages für einen Dritten oder gemeinschaftlich mit einem Dritten erklären Sie, das Einverständnis des Dritten bzw. des Co-Autors erhalten zu haben.

(3) Sofern Sie uns mit der Einreichung eines Programmbeitrages telefonisch oder per E-Mail aufgefordert haben, reichen wir den Programmbeitrag für Sie und/oder Ihre/n Co-Autoren ein und informieren diese/n anschließend per E-Mail über die Einreichung des Programmbeitrags.

(4) Zur Einreichung von Programmbeiträgen ist die Erhebung Ihres Namens und Vornamens, Ihrer Adresse und E-Mail-Adresse, der zugehörigen wissenschaftlichen/medizinischen Einrichtung (Klinik, Fachinstitut, Universität etc.) sowie des Namens und Vornamens eventueller Co-Autoren zwingend erforderlich. Diese personenbezogenen Daten erheben und verarbeiten wir ausschließlich zum Zweck der Vertragsdurchführung sowie zur Wahrung berechtigter Interessen. Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten aus den Pflichtfeldern sind Art. 6 Abs.1 lit. b) und f) DS-GVO.

(1) Im Rahmen des Registrierungsprozesses können Sie auch weitere Dienstleistungen in Anspruch nehmen, die von uns bereitgestellt oder vermittelt werden:

a) CME-Punkte
Als gesonderte Dienstleistung bieten wir für Veranstaltungen aus dem medizinisch wissenschaftlichen Bereich an, bei den zuständigen Landesärztekammern die Erteilung der Fortbildungspunkte, sog. CME-Punkte, zu beantragen und diese auszustellen, sofern die Voraussetzungen der jeweiligen Fortbildungsregelungen der Landesärztekammer erfüllt werden.
Für eine Inanspruchnahme dieser Dienstleistung ist die Angabe der einheitlichen Fortbildungsnummer innerhalb des entsprechenden Abfragefeldes (EFN) erforderlich. Mit dieser Angabe erstellen Sie uns das Einverständnis, dass die zur Erstellung eines Fortbildungszertifikates erforderlichen Angaben an die zuständige Landesärztekammer weitergeleitet werden.     
Die Eingabe der einheitlichen Fortbildungsnummer sowie die Inanspruchnahme dieser Dienstleistung erfolgen auf freiwilliger Basis. Sie können Ihr Einverständnis ohne nachteilige Folgen verweigern und eine einmal erteilte Einwilligung auch jederzeit widerrufen.

Die Erhebung und Verarbeitung der einheitlichen Fortbildungsnummer erfolgt ausschließlich zur Erstellung des gewünschten Fortbildungszertifikats. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit der Erteilung von Fortbildungspunkten ist Art. 6 Abs.1 lit. b) DS-GVO.

b) Hotelzimmervermittlungen
Für ausgewählte Veranstaltungen bieten wir als weitere Dienstleistung Hotelzimmervermittlungen (Hotelzimmerbuchung bzw. Hotelzimmerreservierungen) an.
Mit der Inanspruchnahme dieser Dienstleistung erteilen Sie uns die Einwilligung, die zur Abwicklung dieser Dienstleistung erforderlichen Daten, z. B. die Kontaktdaten (Anrede, Name, Vorname, Anschrift, E-Mail-Adresse) sowie Abrechnungsdaten (Zahlungsart, Rechnungsadresse, Zahlungsdaten zur Rechnungslegung), an den entsprechenden externen Dienstleister (hier: Übernachtungsdienstleister; Hotel) zu übermitteln. Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung und Datenübermittlung im Zusammenhang mit der Vermittlung von Hotelzimmern sind Art. 6 Abs.1 lit. b) und f) DS-GVO.

c) Verpflegung und Bewirtung (sog. Cateringdienstleistungen)
Bei ausgewählten Veranstaltungen werden Verpflegungs- und Bewirtungsleistungen (sog. Cateringdienstleistungen) für die einzelnen (kostenpflichtigen) Veranstaltungsteile (Besuch der Veranstaltung, Teilnahme am Workshop, einem Kurs oder sonstigen Veranstaltungsteilen) angeboten.

Im Rahmen dieser Abfrage ist es möglich, dass wir Sie um Angabe Ihrer Essgewohnheiten bitten. Zweck dieser Abfrage ist ausschließlich die Sicherstellung der bedarfsgerechten Planung und Koordinierung der Verpflegung und Bewirtung durch das Cateringunternehmen.

Mit der Inanspruchnahme dieser Dienstleistung erteilen Sie uns die Einwilligung, die zur Abwicklung dieser Dienstleistung erforderlichen Daten, z. B. die Kontaktdaten (Anrede, Name, Vorname, E-Mail-Adresse) sowie Abrechnungsdaten (Zahlungsart, Rechnungsadresse, Zahlungsdaten zur Rechnungslegung), an den entsprechenden externen Dienstleister (hier: Caterer; Hotel) zu übermitteln. Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung und Datenübermittlung im Zusammenhang mit der Vermittlung von Cateringdienstleistungen sind Art. 6 Abs.1 lit. b) und f) DS-GVO.

(1) Bei virtuellen und hybriden Veranstaltungen findet die Veranstaltung im Ganzen bzw. in Teilen ortsungebunden ohne oder mit physischer Präsenz statt. Für die Teilnahme an diesen Veranstaltungsarten nutzen wir u. U. Videokonferenz- bzw. Webmeeting-Software, um Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und Webinare durchzuführen. Eine Zuschaltung des Teilnehmers erfolgt über technische Mittel (Laptop, PC, Tablet etc.) mittels einer persönlichen Zugangsberechtigung.

(2) Je nachdem, ob und wie Sie diese Software und die damit angebotenen Funktionalitäten nutzen, können die nachfolgend aufgeführten personenbezogenen Daten verarbeitet werden. Hierzu zählen Angaben zu Ihrer Person wie Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, ggf. Anzeigename/Profilangaben und Abteilung, Meeting-Metadaten wie Thema, Beschreibung, IP-Adressen sowie Geräte-/Hardware-Informationen, bei Einwahl per Telefon Angaben zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername sowie Start- und Endzeit; ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z. B. die IP-Adresse des einwählenden Geräts gespeichert werden. Ebenfalls verarbeitet werden Text-, Audio- und Videodaten.

(3) Die Verarbeitung dient der Durchführung und Nachbereitung der Veranstaltung, der On-Demand-Bereitstellung für Teilnehmende, der Dokumentation der Anwesenheit und dem Nachweis von Fortbildungspunkten. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit der virtuellen Veranstaltungsteilnahme ist Art. 6 Abs.1 lit. b) DS-GVO.

(4) Wenn Sie als virtueller Teilnehmer einer Veranstaltung/Session, die ggfs. aufgezeichnet wird, nicht im Bild erscheinen möchten, können Sie Kamera und Mikrofon deaktivieren und einen Pseudonym- oder Anzeigenamen verwenden. Wortmeldungen sowie Beiträge aus Chat, Fragen und Antworten und Umfragen können Bestandteil der Aufzeichnung werden und sind für andere Teilnehmende sichtbar.

               
(5) Die Zuschaltung erfolgt mit Unterstützung von externen Dienstleistern. Rechtsgrundlage für die im Rahmen der Zuschaltung der Teilnehmer verarbeiteten personenbezogenen Daten ist Art. 6 Abs.1 lit. b) DS-GVO. Die Verarbeitung erfolgt dabei stets bezogen auf die konkret dargestellten Zwecke. Nähere Informationen können unter den jeweiligen Webseiten der Dienstleister abgerufen werden:

Streaming-Plattform/Live-Stream/Betreuung des Live-Streams:

meta-fusion GmbH         
https://www.meta-fusion.com/privacy-policy/

M Events Cross Media GmbH

https://www.m-events.com/privacy-policy

Chat-Tool: Slido
https://www.sli.do/terms#privacy-policy

Aufzeichnung der Live-Sitzungen/Kommunikations-Tool: Zoom (Zoom Video Communications, Inc.)
https://zoom.us/docs/de-de/privacy-and-legal.html